Nieuw en gebruikt combineren binnen hetzelfde wagenpark
Zakelijk-nieuws-landelijk
Bij de opbouw van een wagenpark kiezen de meeste bedrijven één lijn en houden ze die vervolgens jarenlang aan. Alles nieuw, of juist alles wat ouder omdat dat goedkoper uitpakt.
In de praktijk rijden de auto’s binnen zo’n vloot zelden hetzelfde. De ene wagen doet elke dag tweehonderd kilometer snelweg met een medewerker erin, de andere staat vier dagen per week op het eigen terrein en gaat hooguit af en toe naar een klant in de buurt. Die verschillen vragen niet om dezelfde auto en ook niet om dezelfde afspraken. Dat scheelt geld.
De intensief gebruikte wagens vragen om zekerheid
Bij auto’s die dagelijks veel kilometers maken, telt vooral dat ze doorrijden. Stilstand kost werktijd en die weegt zwaarder dan het verschil in maandbedrag. Voor die plekken in je vloot is operational lease auto voor een nieuwe wagen de meest voor de hand liggende keuze, met onderhoud, reparaties, banden, wegenbelasting en pechhulp in hetzelfde bedrag. Je legt je dan wel voor vier of vijf jaar vast, wat te overzien is zolang de functie waar de auto bij hoort blijft bestaan. Bij een monteur met een vast werkgebied is dat meestal het geval, bij een projectrol een stuk minder.
Voor de wisselende plekken werkt een jongere gebruikte wagen beter
Op de plekken waar het aantal auto’s meebeweegt met het werk, is een lange looptijd juist onhandig. Een wagen van een paar jaar oud heeft zijn grootste waardedaling gehad, wat terugkomt in het maandbedrag, en hij staat er meestal al. Voor bedrijven die daarop willen inspelen is tweedehands auto leasen zakelijk een verstandige aanvulling, met looptijden die vanaf ongeveer twaalf maanden kunnen lopen. Ook zo’n contract loopt tot het einde door en stopt niet kosteloos tussentijds, alleen ligt dat einde dichterbij.
Eén beheerlaag over twee soorten contracten
Het risico van mengen is dat je twee administraties krijgt. Dat is te voorkomen door beide soorten contracten in dezelfde vorm af te sluiten, zodat er per auto hetzelfde in het maandbedrag zit en er niet twee manieren van declareren naast elkaar ontstaan. De facturatie blijft dan per auto en per kostenplaats uit te splitsen en het onderhoud loopt via dezelfde afspraken, ongeacht het bouwjaar. Voor de beheerder verandert er dan niets aan de manier van werken, alleen aan de leeftijd van de wagens die op de lijst staan en aan de datum waarop ze weer vrijkomen.
Zo verdeel je je vloot over de twee vormen
Begin bij de functies en niet bij de auto’s. Kijk welke plekken in je bedrijf de komende jaren zeker blijven bestaan en zet daar de langere contracten neer. Zet kortere contracten op de plekken waar het aantal mensen wisselt of waar een project een einddatum heeft. Spreid de einddata daarna zo dat er elk jaar een deel van de vloot aan vervanging toe is en niet de hele lijst tegelijk. Daarmee houd je elk jaar ruimte om iets te veranderen, zonder dat je op één moment tien wagens tegelijk moet regelen.
