Hoveniers in de Alblasserwaard en Krimpenerwaard met zomeroffertes via WhatsApp. Waar de bewijslast straks vandaan moet komen
Zakelijk-nieuws-landelijk
Regio - De extreme temperaturen van de afgelopen weken zorgen voor een stijgende vraag naar hoveniers in de Alblasserwaard, de Krimpenerwaard en de Vijfheerenlanden. Dit gaat gepaard met een administratief probleem in de drukke zomermaanden. Offertes die snel worden verstuurd via WhatsApp of het persoonlijke Gmail-account. En als er dan onverhoopt een geschil ontstaat over de tuinaanleg, ontbreekt het aan een schriftelijke offerte en zijn er enkel WhatsApp-screenshots.
De bewijslast bij grotere klussen van €5.000 en hoger
Vooral bij grotere klussen is het raadzaam om te zorgen dat de papierwinkel in orde is. Een rechtbank of geschillencommissie neemt niet altijd genoegen met vage screenshots. Dit terwijl email hosting bij Antagonist zo geregeld is en een hoop toekomstige problemen voorkomt.
De archiveringsplicht voor de btw
Buiten de problemen van eventuele geschillen, maken een professionele administratie met een zakelijk emailadres de bewaarplicht een stuk eenvoudiger. Facturen en offertes worden automatisch opgeslagen, terwijl email hosting van Antagonist zorgt voor regelmatige backups. Zo kan er geen belangrijke informatie verloren gaan. En als er verwarring of onenigheid ontstaat met een klant, kan de desbetreffende informatie snel worden opgezocht.
Waarom een mailadres op je eigen domein de minimale professionele norm is
Een professioneel emailadres voor je hoveniersbedrijf in Gorinchem of Schoonhoven maakt het niet alleen eenvoudiger bij eventuele geschillen, het komt ook professioneel over. Als je hosting afneemt bij Antagonist zitten hier minimaal 5 emailaccounts bij, dit aantal is afhankelijk van het gekozen pakket. Deze emailaccounts werken via je favoriete programma of de handige webmail, waardoor je ook onderweg snel een offerte verstuurt.
De ontvanger, waaronder klanten, zal een mail die gekoppeld is aan een zakelijke site eerder openen dan eentje waar “Gmail” in de afzender staat. Dit is een bijkomende reden om een zakelijk mailadres te gebruiken, zelfs als je nog maar net gestart bent als hovenier in de regio Alblasserwaard.
Een eenvoudige offerte-stack die elke hovenier in een avond opzet
Op een professionele en veilige manier offertes versturen is eenvoudiger dan veel ondernemers denken. Binnen een avond is dit geregeld. Hieronder de benodigde stappen:
-
Het registreren van een domein
-
Het selecteren van e-mailhosting
-
Het creëren van een simpele offerte-template of gebruik van handige SaaS software
-
Het instellen van een automatische bevestiging
WhatsApp als kanaal blijven gebruiken voor het eerste contact
Deze professionalisering betekent niet dat je WhatsApp niet meer kunt gebruiken. WhatsApp is juist een handige communicatiemethode voor het eerste contact met klanten. Vraag echter tijdens dit contact naar het e-mailadres van de potentiële klant, om vervolgens de communicatie per mail voort te zetten. Zo profiteren jijzelf en de klant van het beste van twee werelden.
Bonustip: gebruik een zakelijk emailadres voor het versturen van offertes, terwijl je de offerte zelf opmaakt met online boekhoudsoftware. Als het tijd is om de btw af te dragen, staat alles al gereed en hoef je dit enkel nog maar te controleren.
