VHL maakt gehakt van lastige brieven
vijfheerenlanden • Brieven van de overheid staan vol moeilijke woorden en ambtelijke formuleringen. Vaak lastig te begrijpen voor 'gewone' inwoners. Vandaar dat in Vijfheerenlanden een Versimpelteam er hard aan werkt om de schriftelijke communicatie te verbeteren. Vorige week gingen op het gemeentehuis in Meerkerk de eerste brieven door de 'Brievenwasserette'.
Taalambassadeurs – die uit eigen ervaring weten hoe lastig het is om de taal niet goed te beheersen – taalvrijwilligers, schrijfcoaches en ambtenaren bogen zich in groepjes over een stapeltje ambtelijke brieven. Een aanslagbiljet voor de gemeentelijke belastingen zorgt voor hoofdbrekens. "Wat houdt 'waardepeildatum WOZ' nu precies in?", vragen taalambassadeurs Dick Voogd en Shazia Asgari zich af. "Ook het woord 'kwijtschelden' moeten veel mensen op de computer opzoeken. En ook beschikking, subjectnummer, grondslag en automatische incasso zijn erg lastig." Schrijfcoach Annemarie van den Brink wil weten of de bedoeling van de brief duidelijk is. "Afgezien van die woorden: weten jullie wat je moet doen als je deze brief krijgt?" Shazia Asgari is duidelijk: "Eigenlijk begrijp ik niet waar het over gaat." Ambtenaar Jacqueline van der Meer vertelt dat de brief bedoeld is om de jaarlijkse aanslag voor gemeentelijke heffingen te innen. "We willen duidelijk maken wat er betaald moet worden." Dat zorgt er meteen voor dat bepaalde termen onvermijdelijk zijn. "Het is een officieel stuk, daarom gebruiken we een woord als 'beschikking'. We kunnen niet schrijven 'we zouden het prettig vinden als u dit bedrag aan ons over zou willen maken'."
Burgemeester Sjors Fröhlich erkent dat spanningsveld. "Ambtelijke stukken zijn vaak verhullend, het is belangrijk dat we een 'vertaalslag' maken. We willen ervoor zorgen dat alles wat door de gemeente wordt geschreven – brieven, folders, de website, sociale media – voor iedereen begrijpelijk is. Tegelijkertijd is de werkelijkheid weerbarstig. Het moet juridisch wel kloppen, anders krijgen we gedoe. We kunnen niet iemand z'n huis uitzetten met vage formuleringen als hij een hennepkwekerij bezit", zei Fröhlich die benadrukte hoe belangrijk het is dat de overheid helder met haar inwoners communiceert. "Ik ben er trots op dat we daar in Vijfheerenlanden veel aandacht aan besteden."
Taalambassadeur Dick Voogd vertelde dat de gemeente laaggeletterden een groot plezier doet met het Versimpelteam. "Een laaggeletterde moet altijd alles vragen aan de balie of iemand meenemen. Leuk is dat niet."
In de groepjes wordt intussen hard geschaafd aan de stapel brieven. Het doel van de brief wordt kort uitgelegd, datzelfde geldt voor moeilijke woorden. Subkopjes en verschillende lettertypes moeten de brieven begrijpelijker maken, terwijl een icoontje duidelijk maakt waar de lezers zonodig telefonisch meer informatie kunnen krijgen. Burgemeester Fröhlich: "We maken gehakt van die brieven."