Wel aanloopproblemen met telefoonverkeer
Ambtelijke fusie verloopt soepel
vijfheerenlanden • "Dat het allemaal zo soepel loopt, is te danken aan de inzet en flexibele instelling van de medewerkers", zegt Nanette van Ameijde-Poortman, directeur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden en tevens beoogd gemeentesecretaris van de nieuwe fusiegemeente.
Afdelingen zijn sinds 1 januari 2018 bij elkaar gevoegd. Ambtenaren die zich bezighouden met informatie en automatisering zitten bij elkaar in het Zederikse gemeentehuis in Meerkerk. Sociale zaken en dienstverlening gebruikt het stadskantoor in Leerdam en de andere afdelingen zijn gehuisvest in het stadhuis in Vianen. Van Ameijde: "De ambtenaren werken nu nog voor de drie afzonderlijke colleges, maar je ziet nu al dat ze probleemloos werk kunnen overnemen van ambtenaren van de andere gemeenten."
Ook burgemeester Wim Groeneweg van Vianen, die het ambtelijke fusieproces bestuurlijk coördineert, is tevreden. "Natuurlijk is het allemaal nieuw en wennen. Soms gaat het met lek en gebrek of is er wat onzekerheid. Maar het belangrijkste is dat de wil bestaat om er wat goeds van te maken."
Bij de start van de nieuwe ambtelijke organisatie is ook flexibel werken ingevoerd. Van Ameijde: "Onze medewerkers kunnen op elke werkplek aan de slag. De bureaus zijn in hoogte verstelbaar en op de computers zijn alle systemen beschikbaar."
Aanloopproblemen
Overigens waren er in de eerste weken van januari wel wat aanloopproblemen. Net voor de kerst werd in Meerkerk bij graafwerkzaamheden een glasvezelkabel doorgesneden. Het probleem kon na oud&nieuw worden verholpen. Ook het telefoonverkeer verloopt nog niet zonder problemen. Burgers werden niet gelijk doorverbonden met de juiste persoon of moesten lang wachten Van Ameijde: "Dat vinden wij oprecht heel vervelend. Het heeft te maken met het feit dat we nog werken met een oude telefooncentrale, waardoor alles een beetje houtje-touwtje verloopt. Op maandag 29 januari krijgen we een nieuwe centrale en dan zijn de problemen hopelijk verholpen." Aan de balies was het de afgelopen weken ook drukker dan was voorzien, waardoor de wachttijden soms opliepen. "We hebben extra capaciteit ingezet, waardoor het probleem is verholpen", aldus Van Ameijde. "Maar ondanks de aanloopproblemen wordt 90 procent van de zaken op tijd afgehandeld. Dat is een hoog percentage en daarvoor verdienen de medewerkers een groot compliment."
Burgemeester Wim Groeneweg is blij dat de drie fusiegemeenten ervoor hebben gekozen om - vooruitlopend op de bestuurlijke herindeling per 1 januari 2019 – al vanaf dit jaar de ambtelijke organisaties samen te voegen. "Dit jaar halen we de kinderziektes eruit, zodat de overgang vanaf de start in 2019 veel sneller zal verlopen."
Groeneweg benadrukt nog eens dat de herindeling niet in de eerste plaats is bedoeld om te bezuinigen op personeel. "Als dat kan, zullen we dat zeker doen. Als we efficiencywinst halen, dan zullen we die vooral inzetten om de kwaliteit verder te versterken, bijvoorbeeld op juridisch gebied. Versterken van de kwaliteit van de organisatie heeft als bijkomend voordeel dat we minder afhankelijk zijn van externe inhuur."
Gemeentehuis
Inmiddels wordt achter de schermen nagedacht over de tijdelijke huisvesting van het personeel van de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden. In een vorig jaar verschenen studie werd de voorkeur uitgesproken voor Leerdam. Dit is de goedkoopste optie. Bovendien is Leerdam goed bereikbaar met het openbaar vervoer. Maar de definitieve keuze moet nog gemaakt worden. Het prachtige monumentale stadhuis van Vianen is overigens zeer geschikt als 'huis van de gemeente' en zal in de eerste jaren vrijwel zeker in gebruik blijven voor representatieve ontvangsten, recepties en feestelijke bijeenkomsten.
De komende maanden moet nog wel het officiële wetgevingstraject worden afgerond. Vooruitlopend op de parlementaire behandeling wordt op woensdag 31 januari nog een hoorzitting gehouden. Naast de provincies Zuid-Holland en Utrecht zal ook mevrouw Den Breejen uit Zederik worden gehoord. Zij startte eind vorig jaar een petitie om te pleiten voor het onderbrengen van de fusiegemeente bij Zuid-Holland in plaats van Utrecht. De petitie werd door 751 mensen ondertekend.
Burgemeester Wim Groeneweg heeft aanwijzingen dat de behandeling in de Tweede Kamer geen problemen meer zal opleveren. Het wordt misschien zelfs een hamerstuk. Er is overigens nog veel werk aan de winkel voor de bestuurders. Eén van de belangrijkste klussen is de ontvlechting van de veiligheidsregio's van Zuid-Holland Zuid en Utrecht. Het voortouw zal worden genomen door het ministerie van Binnenlandse Zaken.
Dick Aanen